Praktisk information när du bokar

När du bokar en kulturaktör som kommer till er:

• Gör en formell överenskommelse med kulturaktören i form av ett skriftligt kontrakt, en bokningsbekräftelse via mejl eller på annat sätt. Då vet du vad som gäller om någon av parterna blir sjuk, aktiviteten behöver flyttas till ett annat datum eller liknande. Du får även ett underlag för kulturaktörens faktura. Bekräftelsen som du får när du registrerar Kulanpremien handlar bara om själva bidraget och säger ingenting om överenskommelsen mellan er och kulturaktören.
• Många kulturaktörer har särskilda önskemål kring lokalen där aktiviteten äger rum som rummets storlek, möjlighet till mörkläggning, bärhjälp, tid för att bygga och riva scenografi, parkeringsplats och liknande. Kontakta kulturaktören i god tid före besöket och kom överens om upplägget.
• Om kulturaktören angett ett maxantal deltagande barn eller elever under aktiviteten, så måste det respekteras.
• Möt gärna upp kulturaktören så att hen hittar rätt.
• Se till att publiken eller deltagarna är på plats så att aktiviteten kan börja i utsatt tid.
• En ansvarig pedagog behöver finnas på plats under aktiviteten och är ansvarig för barnens säkerhet.
• Fråga om det är okej att filma eller ta bilder. Ofta brukar kulturaktören kunna stanna kvar efteråt och ordna med fotografering om det önskas.

När ni besöker en kulturaktör utanför skolan:

• Gör en formell överenskommelse med kulturaktören i form av ett skriftligt kontrakt, en bokningsbekräftelse via mejl, eller på annat sätt. Då vet du vad som gäller om någon av parterna blir sjuk, aktiviteten behöver flyttas till ett annat datum eller liknande. Du får även ett underlag för kulturaktörens faktura. Bekräftelsen som du får när du registrerar Kulanpremien handlar bara om själva bidraget och säger ingenting om överenskommelsen mellan er och kulturaktören.
• Var ute i god tid så att ni hinner till aktiviteten innan den börjar, särskilt om det är andra förskolor eller skolor som deltar i aktiviteten samtidigt med er.
• Se till att ha med tillräckligt många vuxna för att kunna hålla koll på hela barn- eller elevgruppen i samband med aktiviteten.
• Fråga om det är okej att filma eller ta bilder. Ofta brukar kulturaktören kunna stanna kvar efteråt och ordna med fotografering om det önskas.